Google
Suite

Per a mantenir la màxima seguretat i privacitat de la informació que gestiona cadascú, en casos de documents col·laboratius és important saber amb qui els compartim i quins permisos tenen.

Per a compartir un document tens dues opcions:

1. Des de la vista de documents de Drive, fes clic al botó dret del ratolí i fes clic al submenú Obtenir link per a compartir.

   És important: Habilita el botó per a visualitzar l’enllaç, copia’l (ctrl + C) i torna’l a tancar. Ara pots enviar l’enllaç a qui correspongui. Quan l’altra persona hi accedeixi, hauràs de confirmar el permís per a veure, editar o comentar que, com a propietari del document, li vols assignar. Aquesta és la manera més segura de controlar qui pot accedir als teus documents i minimitzar el risc d’escletxes d’informació.

2. Una altra manera és, dins el mateix document, fer clic al botó superior dret Compartir.

   Aquí pots introduir les persones, o grups preferiblement si és el cas, amb qui vols compartir el document. Igualment, pots assignar permisos per a veure, editar o comentar.

En cap cas no comparteixis directament l’enllaç al document sense tornar-lo a deshabilitar o comparteixis cap document amb tot el domini uoc.edu, ja que posaries en risc seriós la privacitat de la informació.

També has de tenir en compte altres recomanacions:

• Crea grups de persones que treballen amb el conjunt de documents que necessites compartir; és més fàcil gestionar els permisos des d’un grup que persona a persona.
• Sempre que sigui possible, no comparteixis amb adreces @gmail.com, @hotmail.com o altres adreces personals. Fes servir sempre adreces corporatives.
• En el moment que es decideix compartir un document s’hauria de definir quin tipus de permisos tindrà, ja que per defecte és d’edició. Atorga sempre el nivell de compartició mínim necessari. És a dir, per exemple, no atorguis permisos d’edició a usuaris que solament el necessiten visualitzar.
• Avalua amb cura la necessitat de compartir una carpeta en mode d’edició, i determina sempre quines persones han de tenir accés als teus documents. La compartició pública de documents és una pràctica no recomanada i que provoca que els teus documents siguin vistos (i modificats i tot) per persones no implicades en el teu treball.
• Tingues present que els permisos s’hereten. Si generes nous documents en carpetes que comparteixes, tindran els mateixos permisos que els compartits.

• No utilitzis el Drive de la UOC per a emmagatzemar documents personals. Recorda que es tracta d’un compte de Google Apps corporatiu i que totes les dades que hi emmagatzemes són susceptibles de ser auditades.
• Marca els fitxers més importants, més fets servir o segons el criteri que consideris adequat: et facilitarà accedir-hi per mitjà dels Destacats.
• Els documents que arribin per correu electrònic no serà necessari baixar-los i després desar-los al Drive. Desa’ls directament a la ubicació que vulguis de La meva unitat.
• Intenta no fer ús de Google Drive fora de línia en fitxers que siguin modificats per molts usuaris diferents o amb molta freqüència.
• Utilitza la cerca avançada per a trobar els arxius. Això facilitarà que puguis trobar l’arxiu que realment cerques.
• Quan facis un comentari en un document, acostuma’t a esmentar la persona que l’haurà de revisar, afegint una notificació en el document amb un + a davant del seu nom, per exemple, +usuari@uoc.edu. Així, l’usuari rebrà una notificació en el correu amb el comentari en què ha estat mencionat. El sistema et suggerirà els que hi ha a Els meus contactes.
• Ves amb compte quan modifiquis un document simultàniament. Si treballes amb el format nadiu de Google, has de saber que permet, a tots els usuaris que tinguin permís d’edició sobre l’arxiu, treballar de manera simultània. Un cas especial són els fulls de càlcul, en els quals, mentre s’edita una cel·la, aquesta queda inhabilitada per a la resta de col·laboradors fins que no és alliberada.
• No es recomana la conversió automàtica. Fes la conversió dels teus fitxers de format Microsoft a Google de manera manual per a controlar que es fa de manera correcta. Si deixes que Drive els converteixi sense intervenir-hi, t’arrisques que el document convertit no tingui el resultat volgut.
• Intenta treballar sempre amb grups d’editors, el grup específic en l’àmbit del projecte. I dona els permisos de comentar o visualitzar només a una àrea i a persones específiques.

• Si ets el propietari de la carpeta, és recomanable que impedeixis als convidats que puguin modificar l’estructura de la carpeta.
• Una estructura de carpeta amb molts nivells pot dificultar el control d’arxius i fer massa complexa l’estructura del Drive pel que fa al control dels permisos i la compartició.
• Els arxius que comparteixen amb nosaltres haurien de ser ubicats en diferents llocs de la nostra estructura, no a Compartit amb mi. No facis servir Compartit amb mi de repositori.
• Posa sempre un nom als teus elements. Per defecte s’assigna el nom Document sense títol, però és important canviar-lo i facilitar l’organització i la cerca posterior del document.
• No posis noms iguals als teus documents o carpetes. Encara que Drive ho permeti, això pot portar confusió a l’hora de cercar o compartir elements.
• Per a mantenir l’historial dels canvis en documents que no són de format Google, és convenient utilitzar l’opció Gestiona les versions fent clic amb el botó dret a l’arxiu del Drive.
• Quan eliminis un document, segons si és un arxiu que has compartit o un que han compartit amb tu, avalua si altres persones el necessitaran. Has de tenir present que pot afectar les persones que el comparteixin. Si l’arxiu no era teu, no es veuran afectats ni el propietari ni els altres convidats.
• Els documents que no necessites compartir i que són part de la teva feina haurien de ser a la carpeta Privada professional.

Cada calendari i esdeveniment pot tenir permisos de compartició diferents. Per tant, encara que un calendari tingui visibilitat per a tot el personal de la UOC, pots crear esdeveniments privats. Per defecte, els esdeveniments tindran la mateixa visibilitat que el calendari en què han estat creats.

Així, doncs, has de tenir en compte els punts següents:

• Cal que comparteixis sempre que sigui possible el teu calendari principal, és a dir, ha de tenir visibilitat completa perquè els altres tinguin accés a les teves reunions i esdeveniments. La compartició del calendari principal amb la teva àrea de treball facilita molt un ús eficient de l’agenda. Cal compartir per defecte el calendari de projecte amb l’àrea de treball i amb totes les persones implicades en la feina que decideixis.
• Amb tot, si crees un esdeveniment que és personal o que no és d’interès per a altres persones, l’has de classificar com a privat en crear-lo. Així, no serà accessible per a ningú.
• Has d’intentar no incloure informació sensible en la descripció de l’esdeveniment.

En la configuració de l’esdeveniment, has de tenir en compte els punts següents:

• La descripció ha d’incloure el motiu de la reunió i els objectius, i no ha d’incloure informació personal o sensible.
• Si la reunió es portarà a terme en un espai físic, hi has d’afegir el lloc de l’esdeveniment.
• Hi ha l’opció d’afegir un document, un full de càlcul o una presentació a l’esdeveniment si ho consideres necessari. Això és útil especialment per a afegir actes de reunions anteriors, presentacions o documentació important per a seguir la reunió. Recorda que els convidats han de tenir permisos per a accedir a aquesta documentació.
• Has d’evitar, en la mesura que puguis, afegir-hi arxius locals.
• Si penses a convocar una reunió amb accés per videoconferència (Hangouts), assegura’t de crear la convocatòria des del botó Crea i no directament des del calendari, ja que aquesta és la manera recomanada per a assegurar-te que l’espai hangout de la reunió sigui independent i segur.

Pel que fa a les invitacions a altres usuaris, has de tenir en compte els punts següents:

• Has de convidar a l’esdeveniment les persones que realment hi estiguin interessades. Si el que vols és informar algú de l’esdeveniment (però no hi assistirà), l’has d’afegir com a convidat opcional i fer clic a la icona que hi ha al costat del seu nom.
• Si les persones convidades han compartit el seu calendari amb tu, has de consultar la seva disponibilitat en crear l’esdeveniment fent clic a la pestanya Veure disponibilitat.
• També hi ha l’opció que Google Calendar cerqui una hora adequada per a tots els convidats. Per a fer-ho, en crear un esdeveniment, has de fer clic a Suggeriment d’hores, a sota de la llista de convidats.
• Recorda que es poden convidar persones alienes a Google Apps sempre que facin servir algun sistema de calendari com Outlook.
• Cada vegada que facis una modificació en un esdeveniment en què hi hagi associats convidats, Google Calendar et preguntarà si vols enviar una actualització a la llista. Has d’anar amb compte, ja que massa notificacions d’un esdeveniment poden molestar algunes persones.

Pel que fa a les notificacions, has de tenir en compte aquesta remarca:

• És important especificar les notificacions que vols rebre abans que l’esdeveniment tingui lloc. Així, doncs, es recomana que el sistema enviï un missatge electrònic una estona abans de l’esdeveniment. Segons el tipus d’esdeveniment, has de canviar l’antelació de la notificació.

• El fet de tenir activat l’Historial de la conversa permet consultar les converses de caràcter professional que s’hagin dut a terme. A més, si escau, es poden arxivar les converses més rellevants.
• Has d’intentar no bloquejar cap usuari o usuària, ja que, si bloqueges algú, no li podràs enviar missatges, i tampoc no en podrà rebre de teus, ni rebràs informació sobre si participa en una conversa en grup. Finalment, tampoc no podràs dur a terme videotrucades amb aquesta persona.

• Has de ser respectuós amb el temps dels altres i planificar les reunions consultant els calendaris.
• També has de tenir present que el nombre de participants en una videoconferència té el límit de quinze persones. En la planificació cal especificar l’ordre del dia, cosa que permetrà optimar el temps de tothom i tenir una visió de quines són les persones que hi han de ser convocades.
• A l’hora de programar una videotrucada o videoconferència, has de pensar a posar-hi un nom que permeti identificar-ne fàcilment el tema.