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Para mantener la máxima seguridad y privacidad de la información que gestiona cada uno, en casos de documentos colaborativos es importante saber con quién los compartimos y de qué permisos disponen.

Para compartir un documento cuentas con dos opciones:

1. Desde la vista de documentos de Drive, haz clic en el botón derecho del ratón y haz clic en el submenú Obtener enlace para compartir.

   Es importante: Habilita el botón para visualizar el enlace, cópialo (ctrl + C) y vuélvelo a cerrar. Ahora puedes enviar el enlace a quien corresponda. Cuando la otra persona acceda, deberás confirmar el permiso para ver, editar o comentar que, como propietario del documento, quieres asignarle. Esta es la forma más segura de controlar quién puede acceder a tus documentos y minimizar el riesgo de grietas de información.

2. Otra forma es, dentro del propio documento, hacer clic en el botón superior derecho Compartir.

   Aquí puedes introducir las personas, o grupos preferiblemente en su caso, con quien deseas compartir el documento. Igualmente, puedes asignar permisos para ver, editar o comentar.

En ningún caso compartas directamente el enlace al documento sin volverlo a deshabilitar o compartas ningún documento con todo el dominio uoc.edu, ya que pondrías en serio riesgo la privacidad de la información.

También debes tener en cuenta otras recomendaciones:

• Crea grupos de personas que trabajan con el conjunto de documentos que necesitas compartir; es más fácil gestionar los permisos desde un grupo que persona a persona.
• Siempre que sea posible, no compartas con direcciones @gmail.com, @hotmail.com u otras direcciones personales. Usa siempre direcciones corporativas.
• En el momento en que se decide compartir un documento debería definirse qué tipo de permisos tendrá, ya que por defecto es de edición. Otorga siempre el nivel de compartición mínimo necesario. Es decir, por ejemplo, no otorgues permisos de edición a usuarios que solo necesitan visualizarlo.
• Evalúa cuidadosamente la necesidad de compartir una carpeta en modo de edición, y determina siempre qué personas deben tener acceso a tus documentos. La compartición pública de documentos es una práctica no recomendada y que provoca que tus documentos sean vistos (e incluso modificados) por personas no implicadas en tu trabajo.
• Ten presente que los permisos se heredan. Si generas nuevos documentos en carpetas compartidas, tendrán los mismos permisos que los compartidos.

• No uses el Drive de la UOC para almacenar documentos personales. Recuerda que se trata de una cuenta de Google Apps corporativa y que todos los datos que guardas en ella son susceptibles de ser auditados.
• Marca los archivos más importantes, más usados o en función del criterio que creas adecuado: te facilitará acceder a ellos por medio de los Destacados.
• Los documentos que lleguen por correo electrónico no será necesario descargarlos y luego guardarlos en Drive. Guárdalos directamente en la ubicación que quieras de Mi unidad.
• Trata de no hacer uso de Google Drive sin conexión en ficheros que sean modificados por muchos usuarios distintos o con mucha frecuencia.
• Usa la búsqueda avanzada para encontrar los archivos. Ello facilitará que puedas encontrar el archivo que realmente buscas.
• Cuando añadas un comentario en un documento, acostúmbrate a mencionar a la persona que deberá revisarlo, añadiendo una notificación en el documento con un + delante de su nombre, por ejemplo, +usuario@uoc.edu. Así, el usuario recibirá una notificación en el correo con el comentario en el que ha sido mencionado. El sistema te sugerirá los que hay en Mis contactos.
• Ten cuidado cuando modifiques un documento simultáneamente. Si trabajas con el formato nativo de Google, debes saber que permite, a todos los usuarios que tengan permiso de edición sobre el archivo, trabajar de forma simultánea. Un caso especial son las hojas de cálculo, en las que, mientras se está editando una celda, esta queda inhabilitada para el resto de colaboradores hasta que no es liberada.
• No se recomienda la conversión automática. Efectúa la conversión de tus archivos de formato Microsoft a Google de forma manual para controlar que se hace de forma correcta. Si dejas que Drive los convierta sin intervenir, te arriesgas a que el documento convertido no tenga el resultado deseado.
• Intenta trabajar siempre con grupos de editores, el grupo específico en el ámbito del proyecto. Y otorga los permisos de comentar o visualizar solo a un área y a personas específicas.

• Si eres el propietario de la carpeta, es recomendable que impidas a los invitados que puedan modificar la estructura de la carpeta.
• Una estructura de carpeta con muchos niveles puede dificultar el control de archivos y hacer demasiado compleja la estructura del Drive con respecto al control de los permisos y la compartición.
• Los archivos que comparten con nosotros deberían estar ubicados en varios lugares de nuestra estructura, no en Compartido conmigo. No uses Compartido conmigo como repositorio.
• Pon siempre un nombre a tus elementos. Por defecto se asigna el nombre Documento sin título, pero es importante cambiarlo y facilitar la organización y la búsqueda posterior del documento.
• No pongas nombres iguales a tus documentos o carpetas. Aunque Drive lo permita, esto puede llevar confusión a la hora de buscar o compartir elementos.
• Para mantener el historial de los cambios en documentos que no son de formato Google, es conveniente utilizar la opción Gestionar versiones... haciendo clic con el botón derecho en el archivo del Drive.
• Cuando elimines un documento, en función de si es un archivo que has compartido o uno que han compartido contigo, evalúa si otras personas lo necesitarán. Debes tener presente que puede afectar a las personas que lo compartan. Si el archivo no era tuyo, no se verán afectados ni el propietario ni los otros invitados.
• Los documentos que no necesitas compartir y que son parte de tu trabajo deberían estar en la carpeta Privada profesional.

Cada calendario y evento puede tener permisos de compartición diferentes. Por tanto, aunque un calendario sea visible para todo el personal de la UOC, puedes crear eventos privados. Por defecto, los eventos tendrán la misma visibilidad que el calendario en el que han sido creados.

Así pues, debes tener en cuenta los siguientes puntos:

• Es necesario que compartas, siempre y cuando sea posible, tu calendario principal, es decir, debe tener visibilidad completa para que los demás tengan acceso a tus reuniones y eventos. La compartición del calendario principal con tu área de trabajo facilita mucho un uso eficiente de la agenda. Hay que compartir por defecto el calendario de proyecto con el área de trabajo y con todas las personas implicadas en el trabajo que decidas.
• Sin embargo, si creas un evento que es personal o que no es de interés para otras personas, tienes que clasificarlo como privado al crearlo. Así no será accesible para nadie.
• Procura no incluir información sensible en la descripción del evento.

En la configuración del evento, debes tener en cuenta lo siguiente:

• La descripción debe incluir el motivo de la reunión y los objetivos, y no debe incluir información personal o sensible.
• Si la reunión se llevará a cabo en un espacio físico, tienes que añadir el lugar del evento.
• Existe la opción de añadir un documento, una hoja de cálculo o una presentación al evento si lo crees necesario. Esto es útil especialmente para añadir actas de reuniones anteriores, presentaciones o documentación importante para seguir la reunión. Recuerda que los invitados deben tener permisos para acceder a esta documentación.
• Tienes que evitar, en la medida de lo posible, añadir archivos locales.
• Si estás pensando en convocar una reunión con acceso por videoconferencia (Hangouts), asegúrate de crear la convocatoria desde el botón Crear y no directamente desde el calendario, ya que esta es la forma recomendada para asegurarte de que el espacio hangout de la reunión sea independiente y seguro.

En cuanto a las invitaciones a otros usuarios, debes tener en cuenta lo siguiente:

• Tienes que invitar al evento a las personas que realmente estén interesadas en él. Si lo que deseas es informar a alguien del evento (pero que no asistirá), debes añadirlo como invitado opcional y hacer clic en el icono que hay junto a su nombre.
• Si las personas invitadas han compartido su calendario contigo, debes consultar su disponibilidad al crear el evento haciendo clic en la pestaña Ver disponibilidad.
• También existe la opción de que Google Calendar busque una hora adecuada para todos los invitados. Para hacerlo, al crear un evento, tienes que hacer clic en Sugerencias de horas, debajo de la lista de invitados.
• Recuerda que puede invitarse a personas ajenas a Google Apps siempre que utilicen algún sistema de calendario como Outlook.
• Cada vez que apliques una modificación en un evento en el que haya asociados invitados, Google Calendar te preguntará si deseas enviar una actualización a la lista. Tienes que ir con cuidado, ya que demasiadas notificaciones de un evento pueden molestar a algunas personas.

En cuanto a las notificaciones, debes tener en cuenta esta advertencia:

• Es importante especificar las notificaciones que quieres recibir antes de que se celebre el evento. Así pues, se recomienda que el sistema envíe un mensaje electrónico un rato antes del evento. Según el tipo de evento, tienes que cambiar la antelación de la notificación.

• El hecho de tener activado el Historial de la conversación permite consultar las conversaciones de carácter profesional que se hayan llevado a cabo. Además, en su caso, pueden archivarse las conversaciones más relevantes.
• Tienes que intentar no bloquear a ningún usuario o usuaria, ya que, si bloqueas a alguien, no podrás enviarle mensajes, y tampoco podrá recibir tus mensajes, ni recibirás información sobre si participa en una conversación en grupo. Finalmente, tampoco podrás llevar a cabo videollamadas con esa persona.

• Tienes que ser respetuoso con el tiempo de los demás y planificar las reuniones consultando los calendarios.
• También debes tener presente que el número de participantes en una videoconferencia tiene el límite de quince personas. En la planificación debe especificarse el orden del día, lo que permitirá optimizar el tiempo de todo el mundo y contar con una visión de cuáles son las personas que deben convocarse.
• A la hora de programar una videollamada o videoconferencia, tienes que pensar en poner un nombre que permita identificar fácilmente el tema.